Digitales Selbstmanagement: Eine berufliche Kompetenz
Warum digitales Selbstmanagement mit Microsoft 365 keine Software-Frage ist, sondern eine berufliche Kompetenz, die sich gezielt aufbauen lässt.
Unsere aktuelle Arbeitswelt
Künstliche Intelligenz entwickelt sich rasant, politische und wirtschaftliche Unsicherheiten sind allgegenwärtig. Viele Mitarbeitende fragen sich, wie sie mit dieser Entwicklung Schritt halten können. Die großen Veränderungen liegen dabei oft außerhalb des eigenen Einflusses. Beeinflussen kannst du nur das, was aus deinen eigenen Kräften entsteht: dein Verhalten, dein Wissen und deine Fähigkeiten.
Eine Beobachtung der letzten Jahre: Wir nutzen täglich sehr starke, spezialisierte Software wie Microsoft 365, schöpfen sie aber selten aus. Stattdessen wird der nächste Hype, die nächste Technologie oder das nächste Tool angepriesen, das angeblich alle beruflichen Probleme löst, und am Ende eingekauft.
Das eigentliche Problem liegt tiefer. Wir setzen uns kaum mit unserer eigenen Arbeitsweise auseinander und schauen uns nicht die einzelnen Aufgaben und Prozesse an, die wir täglich erledigen: E-Mails schreiben, die To-do-Liste pflegen, Notizen strukturieren, kommunizieren, Projekte organisieren.
Veraltete Arbeitsweisen
In den letzten Jahren habe ich verschiedene Wege getestet, mich selbst zu organisieren. Angefangen hat es mit einem DIN-A5-Notizbuch, in dem ich Meeting-Protokolle und Aufgaben notiert und versucht habe, eine unterstützende Struktur aufzubauen. Dafür habe ich mir auch auf YouTube Tipps von anderen angeschaut.
Ernüchtert habe ich festgestellt: Es ging dort oft weniger um eine effiziente Struktur als um eine schöne Beschriftung und Darstellung im Notizbuch. Mein Ziel war ein anderes: Dinge nicht vergessen, Aufgaben strukturiert erfassen und im Arbeitsalltag wirklich unterstützt werden.
Weil das DIN-A5-Format zu klein war, bin ich auf DIN A4 gewechselt, in der Hoffnung, mehr auf einen Blick zu sehen und eine ganze Woche auf zwei Seiten zu dokumentieren. Mit verschiedenen Farbstiften und möglichst kleiner Schrift habe ich versucht, viel auf wenig Platz zu bringen.
Das Notieren kostete viel Zeit. Meine Handschrift konnte ich nicht immer lesen, ein Problem, das mich seit der Schulzeit begleitet. Dazu kam: Prioritäten änderten sich immer schneller, also musste ich ständig korrigieren und anpassen. Noch mehr Zeit, noch mehr Mühe. Trotzdem war ich überzeugt: Es muss einfacher gehen. Vielen geht es an dieser Stelle ähnlich: Papier kommt irgendwann nicht mehr mit.
Digitale Arbeitsweisen
Als bei meinem Arbeitgeber Microsoft 365, damals noch Office 365, eingeführt wurde, war ich vor allem froh, mit Outlook ein bekanntes Programm zu haben. Parallel dazu war ich aber weiterhin mit dem Notizbuch in physischer Form unterwegs.
Irgendwann wurde die Überzeugung, dass es einfacher gehen muss, lauter. Ich begann, mich mit Outlook auseinanderzusetzen, um mein Postfach möglichst leer und schlank zu halten – zunächst ohne System, mit Farben, Logiken und Unterordnern. Ich habe recherchiert, getestet und mich tief in die Möglichkeiten der Tools eingearbeitet.
In dieser Zeit habe ich mich auch für Lean Management, Kaizen und kontinuierliche Verbesserung interessiert: mit kleinen Veränderungen langfristig große Verbesserungen erreichen. So begann meine Reise zu einer digitalen Arbeitsweise.
Nach vielen Experimenten, Tests und eigener Weiterbildung konnte ich mir ein persönliches System für digitales Selbstmanagement aufbauen. Eine der wichtigsten Erkenntnisse dabei: Aufgaben und Besprechungen entstanden digital, ich übertrug sie ins analoge Notizbuch und am Ende lieferte ich die Ergebnisse wieder digital ab, als Datei, Präsentation oder Auswertung.
Das waren ständige Medienbrüche, digital zu analog und zurück zu digital. Bei jeder Übertragung gehen Informationen verloren oder werden verkürzt. Wenn du eine Aufgabe digital bekommst und sie auch digital abliefern musst, lohnt sich der Umweg über das Analoge selten.
Grundsätze des digitalen Selbstmanagements
Ein Notizbuch als zentrales System für alle Tätigkeiten zu führen, halte ich heute für wenig praxistauglich. Schaut man sich an, was Wissensarbeiter und Büroangestellte täglich tun, lassen sich die Grundsätze des digitalen Selbstmanagements in wenigen Bereichen zusammenfassen. Dazu zählen schriftliche Kommunikation über E-Mail und Chat, persönliches Aufgabenmanagement, Dokumentationen und Notizen, persönliche und geteilte Dateiablage, Besprechungen und Telefonate sowie Aufgabenmanagement im Team.
Für jeden dieser Bereiche bietet Microsoft 365 bereits Lösungen, die in der normalen Business- oder Enterprise-Lizenz enthalten sind und damit jedem Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Geschult wird das allerdings selten: Wann nutze ich welches Tool, um mich selbst zu managen und Herausforderungen effizient zu lösen? Welches Tool für welche Situation passt, zeige ich im Detail in diesem Blogbeitrag. Genau das ist die Kompetenz des digitalen Selbstmanagements, mit dem Fokus auf deiner eigenen Zeit, deinen Aufgaben und deiner Kommunikation.
Digitales Selbstmanagement als Kompetenz entwickeln
Zu wissen, welches Microsoft-365-Tool wofür gedacht ist, ist nur der halbe Weg. Entscheidend ist, es gezielt für die eigene Organisation einzusetzen und dabei zu erleben, dass Kommunikation, Aufgaben, Termine, Dokumentation und Dateiablage einfacher werden. Dafür lohnt es sich, den Blick auf die eigene Arbeitsweise und die eigenen Prozesse zu richten und sie Schritt für Schritt zu verbessern.
Es bringt wenig, anderen vorzuschwärmen, wie sinnvoll ein Tool eingesetzt werden kann, wenn man die Möglichkeiten selbst nicht nutzt. Erst wenn du selbst klarer, schneller und mit weniger Reibung arbeitest, lebst du genau das vor, was du anderen empfiehlst. Genau darin beginnt sich die Kompetenz des digitalen Selbstmanagements in deinem Berufsalltag zu etablieren.
Gerade in einer schnelleren, unsichereren und komplexeren Arbeitswelt hilft es, die eigenen Aufgaben im Griff zu haben, vorbereitet und strukturiert zu arbeiten und dadurch Klarheit zu gewinnen. Im Zeitalter der KI gewinnen Daten und Strukturen zusätzlich an Bedeutung: Ohne eine etablierte digitale Arbeitsweise lassen sich die Potenziale neuer Technologien nur schwer ausschöpfen. Wer hier Grundlagen schafft, baut eine Kompetenz auf, die für die nächsten Jahre und Jahrzehnte zur Arbeitsweise dazugehört.
Ich unterstütze Fach- und Führungskräfte sowie Selbstständige dabei, diese Kompetenz aufzubauen, zu entwickeln und zu verfeinern. Schau dir dazu gerne mein Angebot an oder schreib mir direkt über das Kontaktformular. Ich freue mich auf den Austausch.