Der Posteingang ist kein Aufgabenmanagementsystem
Wie du E-Mails und Aufgaben in Outlook sauber trennst und mit der Aufgabenfunktion selbstbestimmt priorisierst, statt dich vom Posteingang treiben zu lassen.
E-Mails sind Nachrichten, keine Aufgaben
Ein gutes Bild dafür ist der klassische Brief. Sobald du einen Brief öffnest, liest du ihn und ordnest ein, ob eine Aufgabe darin steckt, etwa eine Antwort zu schreiben, den Brief abzuheften oder jemanden anzurufen. Genau das gilt auch für E-Mails: Du musst sie erst lesen, um zu erkennen, ob eine Aufgabe darin enthalten ist. Manche E-Mails sind reine Information oder Werbung und enthalten gar keine Aufgabe. Schon daran zeigt sich: Eine E-Mail enthält nicht automatisch eine Aufgabe, sie ist zunächst einmal nur eine Nachricht.
Das Problem mit dem Posteingang als Aufgabenliste
In Outlook zeigt dir der Posteingang alle E-Mails an, meist sortiert nach Datum. Wie du bereits aus meinem letzten Blogbeitrag weißt, ist Outlook zwar das passende Tool für dein persönliches Aufgabenmanagement, aber über die Aufgabenfunktion und nicht über den Posteingang selbst.
Genau wie beim Brief geht es darum, jede E-Mail zu bewerten: Enthält sie eine Aufgabe oder nicht? E-Mails ohne Aufgabe kannst du direkt verarbeiten, ablegen, löschen, beantworten oder weiterleiten. Bleiben nur die E-Mails übrig, die tatsächlich eine Aufgabe enthalten, könnte dein Posteingang theoretisch als Aufgabenliste funktionieren. Genau hier entsteht allerdings ein zentrales Problem.
Fremdbestimmung und Selbstbestimmung
Mit jeder neuen E-Mail verändert sich deine Aufgabenliste, ohne dass du zugestimmt hast. Du musst deine Aufgaben im Posteingang praktisch permanent gegen neue E-Mails verteidigen und bist damit nicht mehr selbst bestimmt, wie du deine Aufgabenliste führst. Dazu kommt: Die Sortierung nach Datum zwingt dich, jedes Mal neu zu priorisieren.
Eigentlich möchtest du deine Aufgaben selbst einteilen, einordnen, priorisieren, verschieben und mit Informationen ergänzen. Genau das lässt sich im Posteingang kaum abbilden.
Posteingang und Aufgabenliste trennen
Die wichtigste Empfehlung ist deshalb, den Posteingang und deine Aufgabenliste konsequent zu trennen. Aufgaben entstehen schließlich nicht nur aus E-Mails, sondern auch mündlich, per Chat oder als eigene Idee aus deinen Gedanken.
Führe deshalb eine separate Aufgabenliste, die aus verschiedenen Quellen gespeist wird: aus E-Mails, Chatnachrichten, eigenen Notizen oder spontanen Ideen. Auf dieser Liste entscheidest allein du, was aufgenommen wird und welche Priorität eine Aufgabe hat. Damit wechselst du von der Fremdbestimmung durch den Posteingang zur Selbstbestimmung über deine eigene Liste.
Der zweite Effekt: Du kannst die Aufgabenliste fokussiert bearbeiten, ohne dass neue E-Mails ständig deine Prioritäten durcheinanderbringen. So gestaltest du deine Aufgabenliste aktiv und selbstbestimmt, statt sie nur zu verwalten.
Outlook: Aufgabenliste einblenden
In Outlook kannst du dir die Aufgabenliste direkt im Posteingang oder im Kalender einblenden lassen. Wichtig dabei: Jede Aufgabe sollte ein Fälligkeitsdatum haben. Ohne Datum lässt sich eine Aufgabenliste kaum priorisieren, denn das Ziel ist nicht, eine Aufgabe irgendwann zu erledigen, sondern zu einem von dir selbst festgelegten Zeitpunkt mit einem festgelegten Datum.
Und so schaltest du sie ein: Öffne den Reiter Ansicht, klicke auf Aufgabenleiste und wähle Aufgaben aus. Die Aufgabenleiste erscheint daraufhin rechts neben deinem Posteingang.
Outlook: Aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen
Enthält eine E-Mail eine Aufgabe für dich, kannst du sie direkt in eine Aufgabe umwandeln. Über die Quick Steps in Outlook geht in wenigen Klicks.
Im folgenden Video zeige ich dir wie du es umsetzen kannst.
Ich unterstütze Fach- und Führungskräfte sowie Selbstständige dabei, die Tools aus Microsoft 365 sinnvoll zu nutzen und ihr persönliches Aufgabenmanagement selbstbestimmt zu gestalten, statt sich von der Reihenfolge des Posteingangs treiben zu lassen. Schau dir dazu gerne mein Angebot an oder schreib mir direkt über das Kontaktformular.